Digitalisierung im Gesundheitswesen: Effizientere Prozesse durch EDI im Krankenhaus

Julian Kowatsch

15. Oktober 2021 | Zuletzt aktualisiert: 28. Januar 2022 | Automatisierung | 3 min

Das Gesundheitswesen, ein digitaler Dinosaurier.

Zwischen Medikamenten, medizinischem Bedarf und allem dazwischen steht die Gesundheitsbranche aufgrund alter Modelle, regulatorischer Beschränkungen und der Abhängigkeit von traditionellen Lieferketten seit langem vor großen Herausforderungen. Branchenvertreter, Kliniken und Praxen sind sich einig: Geschäftsprozesse und -systeme sollten besser heute als morgen mithilfe digitaler Technik modernisiert werden. In einer aktuellen Studie sprach McKinsey darüber, dass das deutsche Gesundheitssystem durch den Einsatz digitaler Technologien jedes Jahr bis zu 34-Milliarden-Euro-einsparen könnte.

Die Möglichkeiten der Digitalisierung reichen von Telemedizin (Online-Beratung), E-Health (digitalen Netzwerken von Teilnehmern und Patienten) bis hin zu elektronischen Patientenakten und digitalem Beschaffungsmanagement. Insbesondere die Automatisierung des Ein- und Verkaufs von Arzneimitteln und Medizinprodukten birgt großes Potenzial für Gesundheitseinrichtungen. Allerdings nutzt laut Bundesverband Materialwirtschaft derzeit nur etwa ein Drittel der Krankenhäuser in Deutschland E-Procurement-Lösungen. Auch vollelektronische Beschaffungslösungen sind aktuell noch eher die Ausnahme. Der Beschaffungs- und Abrechnungsprozess erfordert noch viel Arbeit. Bedenkt man, dass das typische Merkmal des Krankenhauseinkaufs darin besteht, dass es eine Vielzahl unterschiedlicher Lieferanten und eine Vielzahl unterschiedlicher Produkte gibt, dann wird die Unterstützung der Digitalisierung des Prozesses offensichtlich.

Beschaffungsprozess im Krankenaus automatisieren

Um die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit von Krankenhäusern und Zulieferern zu verbessern, sollte das Beschaffungsmanagement im Gesundheitswesen möglichst effizient und fehlerfrei sein. Dies ist nur möglich, wenn der Lieferant und die Systeme des Krankenhauses die gleiche Sprache verwenden und ohne Barrieren kommunizieren. Hierbei kommt Digitalisierung ins Spiel, wobei man zwischen einfacher und tiefgreifender Digitalisierung entscheiden muss. Bei einer einfachen Digitalisierung werden Dokumente in einem nicht-maschinenlesbaren Format, bspw. als PDF oder JPEG, ausgetauscht. Das Problem dabei ist, dass hier nur schwierig automatisiert werden kann, da das Format nicht direkt weiterverarbeitet werden kann, sondern über einen oder mehrere Zwischenschritte (wie z. B. Abtippen durch Mitarbeiter oder OCR-Scan durch entsprechende Software) aufbereitet werden muss. Bei tiefgreifender Digitalisierung sprechen die Krankenhaussysteme und die Lieferanten die gleiche Sprache. Das heißt, dass die Daten nicht bspw. nicht als PDF oder JPEG übertragen werden, sondern in einem strukturierten maschinenlesbaren Format übertragen werden. Das kann beispielsweise durch das Einführen von XRechnungen geschehen. Die XRechnung ist ein elektronisches Datenformat, welches die automatisierte Bearbeitung von Rechnungen beim Empfänger ermöglicht. Dadurch kann das Krankenhaus mit seinen Lieferanten barrierefreier und vor Allem effizienter kommunizieren.

Interne und externe Systeme integrieren

Die erste Aufgabe sollte die Integration und nahtlose Kommunikation der internen Prozesse und Systeme sein. Die Standardisierung und Digitalisierung aller wichtigen Daten ist die wichtigste Voraussetzung, um dieses Ziel zu erreichen. Der Fokus sollte dabei immer auf dem ERP-System liegen, das alle wichtigen Geschäftsprozesse, Daten und Geschäftslogiken enthält. Der nächste Schritt kann sein, das interne System mit dem System des Lieferanten zu verbinden. Denn wenn möglichst viele am Beschaffungsprozess beteiligte Personen angebunden werden, lässt sich ein hoher Automatisierungsgrad erreichen. Zur Digitalisierung und lückenlosen Datenübertragung geeignete Softwarelösungen sind EDI-, E-Procurement- und E-Commerce-Systeme. Für den automatisierten elektronischen Datenaustausch sind vor allem EDI-Lösungen bzw. Business Integration-Lösungen am effektivsten und sind daher für diesen Anwendungsfall zu empfehlen.

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EDI im Gesundheitswesen - der Grundstein zur Verbesserung der Prozesseffizienz

EDI (Electronic Data Interchange) ist der Grundstein zur Verbesserung der Prozesseffizienz. Es steht für die interne und externe digitale Übertragung von Geschäftsdaten – beispielsweise im Gesundheitswesen, zwischen Krankenhäusern und Lieferanten. Durch EDI können manuelle Schritte automatisiert und viele Fehler eingespart werden. Bestellungen, Rechnungen, Lieferscheine, Produktlisten etc. werden digital per EDI versendet und müssen beispielsweise bei der Warenkontrolle nicht mehr manuell übermittelt werden. Dieser Datenaustausch erfolgt mithilfe standardisierter Nachrichten, die von Lieferanten und Krankenhäusern automatisiert verarbeitet werden können. Die Einführung von EDI reduzieren die Prozesskosten des Commodity-Managements in der Regel erheblich.

Commonity-Management: zu Deutsch “Warenwirtschaft”.

Weitere Themen in Bezug auf automatisierten Datentransfer

Weitere zukunftsträchtige Themen auf die Krankenhäuser in Zukunft Wert legen sollten sind:

  • Enterprise Application Interchange (EAI)
  • Managed File Transfer
  • OCR-KI

Der gezielte Einsatz von digitalen Beschaffungstechnologien wie EDI ermöglicht Lieferanten sowie Kunden des Gesundheitswesens eine enorme Effizienzsteigerung und große Kosteneinsparungen.

Dieser Artikel ist in Zusammenarbeit mit unserem Geschäftspartner der 8Health Management entstanden. Mehr zum Thema Digitalisierung im Krankenhaus der 8Health erfahren Sie hier.

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