Was ist EDI?

Julian Kowatsch

19. November 2020 | Zuletzt aktualisiert: 28. Februar 2022 | Basics | 4 min

Wofür steht EDI?

EDI steht für Electronic Data Interchange (Elektronischer Datenaustausch) und bezeichnet den digitalen Datenaustausch zwischen zwei oder mehreren Software-Systemen.

So funktioniert EDI

Beim elektronischen Datenaustausch werden alle zu übertragenden Informationen in eine Transferdatei geschrieben. Diese wird anschließend an ein Zielsystem verschickt, in welchem die Informationen aus der Datei mittels einer entsprechenden Schnittstelle ausgelesen und importiert werden. Ziel des EDI ist es – unabhängig von Formaten oder Warenwirtschaftssystemen, einfach und sicher Daten zwischen zwei oder mehreren Unternehmen auszutauschen.

EDI Hintergrund

Die Evolution der Nachrichtenübertragung geht weit zurück und hat sich in den letzten Jahrzehnten grundlegend geändert. Mit der Erfindung des Telefons und des Faxgeräts hat sich der Zeitaufwand für Nachrichtenübertragung drastisch reduziert. Die Einführung von EDI hat viele Unternehmensprozesse stark optimiert.

Entwicklung der Nachrichtenübertragung

Elektronischer Datenaustausch kam in den 60er Jahren das erste Mal zum Einsatz. Damit wurde eine neue Möglichkeit geschaffen, Daten zwischen verschiedenen elektronischen Systemen auszutauschen. Der wesentliche Vorteil dabei ist, dass keine Interaktion zwischen Menschen mehr stattfinden muss. Dementsprechend kann der Übertragungsprozess zum einen, viel schneller passieren und zum anderen, enthält er eine Fehlerquelle weniger als bei anderen Übertragungsarten.

ÜbertragungsartÜbertragungszeit
BriefTage
Telefon, FaxMinuten
EDISekunden

Eines der anfänglichen Probleme war jedoch das automatisierte Parsen (maschinenlesbare Daten analysieren, segmentieren und codieren) beim Empfänger. Ohne eine genaue Beschreibung, welche Informationen an welcher Stelle in der EDI-Nachricht vorhanden sind, können Software-Systeme nicht viel mit den Informationen anfangen. Aus diesem Grund wurden verschiedenste Nachrichtenformate für die verschiedenste Nachrichtentypen entwickelt. Dies hatte das Ziel, das Parsen der Nachrichten beim Empfänger zu vereinfachen.

Wie funktioniert Datenübertragung mit EDI?

Heutzutage gibt es verschiedene Möglichkeiten, Daten aus einem Software-System in ein anderes zu übertragen. Welcher Übertragungsweg für welches Unternehmen am besten ist, lässt sich pauschal nicht sagen, da es von verschiedenen Faktoren abhängig ist. Nicht nur das Budget spielt dabei eine entscheidende Rolle, teilweise gibt es auch gesetzliche Vorschriften, an die man sich halten muss, wie z. B. im medizinischen Bereich.

Gängige EDI Übertragungswege

  • FTP/SFTP/OFTP-Server
  • Über EDI-Schnittstellen
  • E-Mail

EDI-Dateiformate

1988 hat es sich die UN zur Aufgabe gemacht, ein einheitliches Dateiformat zu schaffen. UN/EDIFACT (kurz: EDIFACT) war geboren. Hierbei handelt es sich um Standards für den Informationsaustausch, welche für sämtliche Unternehmensprozesse einsetzbar sind.

Neben dem Standard EDIFACT haben sich weitere Standards entwickelt. Beispielsweise für besondere Anwendungsgebiete wie Gesundheits- oder spezielle Industriebranchen (Automobil, Papierindustrie usw.) existieren viele verschiedene Nachrichtenarten und -typen.

Im Folgenden sind einige der gängigsten Dateiformate aufgelistet:

Gängige EDI-Dateiformate

  • UN/EDIFACT (kurz: EDIFACT)
  • ANSI X.12 (kurz: X12)
  • EANCOM
  • VDA
  • PAPINET
  • SWIFT
  • HIPAA
  • ODETTE
  • Tradacoms

und viele weitere…

Heutzutage können Unternehmen binnen weniger Minuten Bestellungen oder Preisanfragen tätigen. Dadurch werden kostbare Ressourcen, wie Zeit und Geld, eingespart. Das wichtige dabei ist, dass im Zielsystem verstanden wird, um was es sich bei der EDI-Nachricht handelt. Aus diesem Grund existieren verschiedenste Nachrichtentypen, die jeweils für einen Geschäftsprozess bestimmt sind. Im Folgenden sind einige der häufigsten Nachrichtenformate zu finden.

Nachrichtentypen für verschiedene Nachrichtenformate

Supply chain EDI

(Schaubild Workflow: Preisanfrage -> Rechnung)

EDIFACTODETTEVDAANSI X.12Geschäftsprozesse
ORDERSORDERRVDA 4915850Bestellung
DELJITCALDELVDA 4916866Direktabruf
DELFORDELINSVDA 4905830Lieferabruf
DELJITDELINS (CALL-OF)VDA 4915862Feinabruf
DELJITSYNCROVDA 4916866JIT
IFTMINTRINADVDA 4920858Speditionsauftrag
DESADVAVIEXPVDA 4913856Lieferschein
INVOICINVOICVDA 4906810Rechnung
INVOICCREDITVDA 4908~Gutschriften
REMADVREMADVVDA 4907820Zahlungsavis
INVRPTSTOACTVDA 4913-EDL846Lagerbestandsberichte
RECADVSTOACTVDA 4913-EDL846Wareneingangsmeldung
SLSRPTSTOACTVDA 4913-EDL846Warenausgangsmeldung

EDI spielt im Hier und Jetzt, aber auch in der Zukunft eine große Rolle bei der Digitalisierung von Unternehmen. Durch EDI wird im Allgemeinen die Kommunikation zu Geschäftspartnern oder intern im Unternehmen selbst extrem beschleunigt und vereinfacht.

Beispiel: Datenpflege ohne EDI

Weshalb ist EDI heutzutage so wichtig?

Wie in der obigen Grafik dargestellt ist, entsteht alleine durch die Abwicklung der einzelnen Bestellvorgänge ein hoher Zeitaufwand. Bei einem gering geschätzten Bestellvolumen von 50 Bestellungen pro Monat würde man sich mittels elektronischem Datenaustausch eine Menge Zeit ersparen. Geht man von einer Bearbeitungszeit von durchschnittlich 10 Minuten pro Bestellung aus, würde das mind. einen ganzen Arbeitstag kosten.

10 Minuten x 50 = 500 Minuten = 8,3 h

Hierbei sind viele zusätzliche Faktoren noch nicht einmal einberechnet.

Weitere mögliche Fehlerquellen bei herkömmlicher Datenübertragung:

  • fehlerhafte Informationsübermittlung am Telefon
  • fehlerhafte Informationsaufnahme im Zielsystem

Warum sind falsche Datenübermittlungen ein großes Problem?

Durch falsche oder nicht umgesetzte Datenübermittlungen können sehr große Schäden entstehen, welche erhebliche Kosten in Folgeprozessen mit sich ziehen können.

ProblemUrsacheWirkung
Zu wenig / gar nicht bestellt• am Telefon falsch übermittelt
• im Zielsystem falsch übernommen
• Produktion kann nicht produzieren
• Artikel sind nicht vorrätig
Zu viel bestellt• am Telefon falsch übermittelt
• im Zielsystem falsch übernommen
• Lager läuft voll
• Erhöhte finanzielle Belastung

Problem: Wer weiß nun, wo der Fehler passiert ist und wo in Zukunft mehr geschult werden muss.

Fazit

Wie sollte ein idealer Prozess aussehen?

Supply chain EDI example using init data

Vorteile von EDI

  • Weniger Fehlerpotenzial bei Informationsübertragung
  • Automatische Dokumentation (Nachweis bei Problemen)
  • Zeitersparnis (da keine Interaktion zwischen Menschen erfordert)
  • Kostenersparnis (Vergleich Kosten für Mitarbeiter und Kosten für Nachrichtenaustausch)

Nachteile von EDI

  • EDI-Einrichtung & -Tests erforderlich
  • Optional: Einweisung für Mitarbeiter

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