E-Invoicing – Der Weg zu einem papierlosen Rechnungsaustausch

Überfüllte Ordnerregale, unverhältnismäßiger Zeitaufwand und hohe Kosten – all das bringt der Austausch von Rechnungen in Papierform mit sich. Dabei kann man den Rechnungsfluss heutzutage schneller, mit weniger Aufwand und vor allem ressourcenschonender gestalten. Die Lösung hierfür ist der Austausch von elektronischen Rechnungen, das sogenannte E-Invoicing.

Was ist E-Invoicing?

E-Invoicing bezeichnet das Ausstellen, Empfangen und Versenden von elektronischen Rechnungen.

Was sind elektronische Rechnungen?

Allgemein wird zwischen Rechnungsdokumenten mit

• unstrukturierten Daten (Word-/TIF-/PDF-Format oder E-Mail-Text),
• strukturierten Daten (XML, EDI) und
• hybriden Daten (ZUGFeRD, XRechnung) unterschieden.

Eine Rechnung gilt laut EU-Richtlinie als elektronisch, wenn:

• ihr Format eine elektronischen und automatische Verarbeitung ermöglicht
• die Übermittlung, Ausstellung und der Empfang in einem strukturierten Format erfolgt ist.

Unstrukturierte Daten (keine elektronische Rechnung):

Bei Rechnungen mit unstrukturierten Daten spricht man von Rechnungsdokumenten, die beispielsweise als reine PDF-Datei verschickt wurden. Da es sich hierbei jedoch nur um ein Bild-Format handelt, welches der Empfänger nicht automatisch ohne die Nutzung von künstlicher Intelligenz verarbeiten kann, ist dies laut § 4a EGovG (Gesetz zur Förderung der elektronischen Verwaltung) KEINE elektronische Rechnung. Ausschließlich Rechnungsdokumente mit strukturierten und hybriden Daten zählen als elektronische Rechnung.

Strukturierte Daten

Hierbei handelt es sich um sogenannte EDI-Daten (EDI = Electronic Data Interchange). In ihrer reinen Form sind sie für den Menschen nicht lesbar. Für die interne Rechnungsprüfung, Freigabe und anschließende Archivierung müssen sie vom Empfänger daher zunächst visualisiert werden. Dies kann mithilfe des Einsatzes einer EDI-Software wie z. B. init data automatisch geschehen.

Hybride Daten

Rechnungen mit hybriden Daten können von Maschinen und vom Menschen gelesen werden. Dies geschieht, indem visuelle Darstellung mit einem maschinenlesbar strukturierten Format kombiniert wird. Weitere E-Invoicing-Formate mit hybriden Daten sind z. B. ZUGFeRD und XRechnung. Auch diese Formate können mithilfe von init data problemlos versendet werden.

E-Invoicing vs. papierbasierter Rechnungseingang – lohnt es sich wirklich?

Der Rechnungsaustausch in Papierform ist in vielen Unternehmen immer noch gang und gäbe. Jedoch ist der Verwaltungsaufwand im Vergleich zu einer elektronischen Rechnung sehr viel höher.

Ablauf papierbasierter Rechnungsaustausch

1. Erhalt der Rechnung: Die per Post versandte Rechnung kommt an und wird an die Buchhaltungsabteilung weitergegeben.
2. Prüfung der Daten: Anschließend werden die Daten der Rechnung von einem Mitarbeiter überprüft.
3. Erfassung der Daten: Der Mitarbeiter muss diese Daten dann händisch in das ERP-System übertragen.
4. Prüfung und Freigabe: Die eingetragenen Daten müssen im Anschluss noch einmal auf Fehler überprüft werden und zuletzt von einem anderen Mitarbeiter freigegeben werden.

Den Rechnungsausgang mit E-Invoicing hingegen, spart Kosten, erhöht die Transparenz der innerbetrieblichen Prozesse und verbessert maßgeblich die Ökobilanz.

Ablauf elektronischer Rechnungsaustausch (E-Invoicing)

1. Erhalt der Rechnung: Zunächst kommt die elektronische Rechnung an und wird von der EDI-Software “abgeholt”
2. Einlesen und Erfassung der Daten: Anschließend werden die Daten automatisch eingelesen und im System erfasst
3. Prüfung der Daten und Freigabe: Nun muss eine Prüfung und Freigabe der Daten von einem Mitarbeiter erfolgen. Im Anschluss ist der Beleg final verarbeitet.

Welche Vorteile hat E-Invoicing?

Gesetzliche Regelungen, Verifizierungsprozesse und verschiedenste Anforderungen müssen beim E-Invoicing beachtet werden. Dabei stellt sich die Frage, ob der elektronische Rechnungsaustausch wirklich so viel effizienter als der altbewährte Papierweg ist. Unsere Antwort: Definitiv JA!

Folgende Vorteile können für das E-Invoicing sprechen:

• Kosteneinsparung – Einsparung bis zu 50 % gegenüber der Papierrechnung (je Rechnung)
• Sicherheit – Gesetzeskonforme Rechnungsübertragung in über 60 Länder sowie verschlüsselter Austausch der Daten
• Höherer Cashflow – Durch schnellere Zusendung der Rechnungen verkürzt sich der Zeitraum bis zur Zahlung und somit hat das Unternehmen einen höheren Cashflow
• Ressourceneinsparung – Ressourcen, Personal, Zeit und Rohstoffe werden eingespart. Das kommt nicht nur dem Unternehmen, sondern auch der Umwelt zu Gute
• Weniger Fehlerpotential – Durch E-Invoicing können so gut wie keine manuellen Übertragungsfehler, wie Zahlendreher oder Flüchtigkeitsfehler mehr geschehen
• Flexibilität – Auch Zahlungsinformationen, Geschäftsbücher, elektronische Transportpapiere u. v. m. können elektronisch versendet werden

Zusammenfassung

Wer heutzutage am Markt mithalten will, muss seine Unternehmensprozesse digitalisieren und vor allem automatisieren! Das E-Invoicing ist hierbei nur eine kleine Maßnahme, welche jedoch erheblichen Einfluss auf die Arbeitseffizienz und den Unternehmensgewinn haben kann. Durch elektronische Rechnungen werden Fehler vermieden, Kosten eingespart und Ressourcen geschont. Wer sich also einen höheren Marktanteil als Ziel gesetzt hat, sollte spätestens jetzt mit dem E-Invoicing starten!