XRechnung – Das Rechnungsformat der öffentlichen Hand
Julian Kowatsch
21. Januar 2022 | Basics | 4 min
Rechnungen an Bund, Länder und Gemeinden müssen seit dem 27. November 2020 als XRechnung übermittelt werden. Doch für viele Unternehmen stellt bereits die Erstellung von XRechnungen eine Herausforderung dar. Daher wollen wir im Folgenden erläutern, was eine XRechnung genau ist, wie man sie erstellt und wie man sie an die öffentlichen Einrichtungen übermittelt.
Was ist eine XRechnung?
XRechnung steht kurz für „XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell“, also ein Format für elektronische Rechnungen, in welchem Daten so strukturiert werden, dass sie für Maschinen lesbar sind. Dieses Format gilt seit 2017 laut EU die Norm EN 16931-1 als Standard zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) bei öffentlichen Auftraggebern innerhalb Deutschlands. Jede Rechnung, die an Bund, Länder und Gemeinden gestellt wird, muss also als elektronische Rechnung im XRechnungs-Format übermittelt werden.
Einfach gesagt: XRechnung ist ein Format, in dem eine elektronische Rechnung erstellt wird.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Eine Rechnung ist laut § 4a EGovG elektronisch, wenn ihr Format eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht und die Ausstellung, Übermittlung und der Empfang in einem strukturierten Format (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD) erfolgt ist. Einfache PDFs oder Rechnungen, welche in gebräuchlichen Textanwendungen erstellt wurden, zählen NICHT als elektronische Rechnung. Hierbei handelt es sich nur um ein Bild-Format.
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Wie werden XRechnungen versendet?
Der Bund hat für den Empfang von Rechnungen der öffentlichen Empfänger die zentrale Webplattform Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE) eingerichtet. Diese ist verpflichtend zu nutzen, sobald man eine Rechnung (welche als XRechnung erstellt sein muss) an öffentliche Einrichtungen sendet.
Wie werden XRechnungen erstellt?
Es gibt verschiedene Möglichkeiten eine XRechnung zu erstellen:
1. Erstellung mit einem Buchhaltungsprogramm oder Rechnungsprogramm:
Die großen Anbieter von Buchhaltungs- und Rechnungsprogrammen, wie
haben die Notwendigkeit der XRechnung erkannt und stellen XRechnungs-Formate zur Verfügung.
2. Erstellung mit einem XRechnungs-Generator:
Hierbei handelt es sich nicht um ein Buchhaltungs-Tool, in dem die gesamte Buchhaltung stattfindet, Archiv-Funktionen vorhanden sind oder designte Vorlagen bereitstehen. XRechnungs-Generatoren sind zur reinen Erstellung von elektronischen Rechnungen im XRechnungs-Format gedacht. Hier können die Rechnungsdaten ganz einfach eingegeben werden und stehen dann als XRechnung zum Download bereit. Jedoch muss man alle Rechnungsdaten manuell eintippen, was leicht zu Fehlern führen kann und viel Zeit in Anspruch nimmt.
3. Automatisierte Erstellung aus dem eigenen ERP-System mit EDI:
Die wohl effizienteste Lösung eine XRechnung zu erstellen und zu versenden ist die Anbindung des ERP-Systems an eine EDI-Software. Da man für eine erfolgreiche Implementierung der behördlichen Vorgaben eine gewisse Expertise und gewisse IT-technische Grundbedingungen benötigt, ist die Nutzung einer EDI-Software eine effiziente Methode XRechnungen korrekt zu erstellen und zu versenden. Richtig angebunden werden mit einer solchen Software Rechnungen in jeglichen Formaten direkt in eine XRechnung umgewandelt und an die zuständige Behörde gesendet. Somit fallen manuelle Fehler, technische Komplikationen und zeitintensive Korrekturschleifen weg und es bleibt mehr Zeit, sich auf das Tagesgeschäft zu konzentrieren.
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