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Was ist EDI?

aus dem Blog   •   Lesezeit: 4 min   •   Thema: EDI Basics   •   vom November 19, 2020

EDI Bedeutung

Elektronischer Datenaustausch (englisch: Electronic Data Interchange, kurz: EDI) bezeichnet den digitalen Datenaustausch zwischen zwei oder mehreren Software-Systemen. Dabei werden alle zu übertragenden Informationen in eine Transferdatei geschrieben. Diese wird anschließend an ein Zielsystem verschickt, in dem die Informationen aus der Datei mittels einer entsprechenden Schnittstelle ausgelesen und importiert werden.

EDI Hintergründe

Die Evolution der Nachrichtenübertragung geht weit zurück und hat sich in den letzten Jahrzehnten grundlegend geändert. Mit der Erfindung von Telefon und Fax hat sich der Zeitaufwand für Nachrichtenübertragung drastisch reduziert. Die Einführung dieser Technologien hat viele Unternehmensprozesse stark beschleunigt.

Entwicklung der Nachrichtenübertragung

EDI kam erstmals um 1960 zum Einsatz. Damit wurde eine neue Möglichkeit geschaffen Daten zwischen verschiedenen elektronischen Systeme auszutauschen. Der Hauptvorteil dabei ist, dass keine Interaktion zwischen Menschen mehr stattfindet und dementsprechend der Übetragungsprozess zum Einen, eine Fehlerquelle weniger enthält und zum Anderen, die elektronische Übertragung der Nachrichten viel schneller passiert als bei anderen Übetragungsarten.

Übertragungsart Übertragungszeit
Brief Tage
Telefon, Fax Minuten
EDI Sekunden

Eine der anfänglichen Probleme war das automatisierte Parsen beim Empfänger. Ohne eine Beschreibung, welche Informationen wo in der EDI-Nachricht vorhanden sind, können Software-Systeme nicht viel mit den Informationen anfangen. Aus diesem Grund wurden verschiedenste Nachrichtenformate entwickelt für die verschiedenste Nachrichtentypen. Dies hat das Ziel, das Parsen der Nachrichten beim Empfänger zu vereinfachen.

Wie funktioniert die Datenübertragung?

Heutzutage gibt es verschiedenste Möglichkeiten, Daten aus einem Software-System in ein anderes zu übertragen. Welcher Übertragungsweg für welches Unternehmen am besten ist, lässt sich nicht pauschal sagen, da es von verschiedensten Faktoren abhängig ist. Dabei spielt nicht nur das Budget eine entscheidende Rolle, sondern teilweise auch gesetzliche Vorschriften wie z.B. im medizinischen Bereich.

Gängige EDI Übertragungswege

  • FTP/SFTP/OFTP-Server
  • AS2/AS4
  • Über EDI-Schnittstellen
  • E-Mail

EDI-Nachrichtenformate

1988 nahm es sich die UN zur Aufgabe, ein einheitlichen Nachrichtenformat zu schaffen. EDIFACT war geboren. Um den Informationsaustausch zu vereinfachen wurden Standards geschaffen, die für sämtliche Unternehmenprozesse einsetzbar sind.

Neben dem Standard UN/EDIFACT (kurz: Edifact) haben sich verschiedenste Standards entwickelt. Für spezielle Anwendungsgebiete wie zum Beispiel im Medizinischen Bereich oder spezielle Industriebranchen (Automobil, Papierindustrie usw.) existieren viele verschiedene Nachrichtenarten sowie teilweise unterschiedliche Nachrichtentypen. Im Folgenden sind einige der gängigsten Nachrichtenformate aufgelistet, die heutzutage Anwendung finden.

Gängige Nachrichtenformate

  • UN/EDIFACT (kurz: Edifact)
  • ANSI X.12 (kurz: X12)
  • EANCOM
  • VDA
  • PAPINET
  • SWIFT
  • HIPAA
  • ODETTE
  • Tradacoms

und viele weitere…

Binnen weniger Minuten können heutzutage Unternehmen beispielsweise Bestellungen oder Preisanfragen getätigt werden. Dadurch wird kostbare Zeit und Ressourcen gespart. Das wichtige dabei ist, dass im Zielsystem verstanden wird, um was es sich bei der EDI-Nachricht handelt. Aus diesem Grund existieren verschiedenste Nachrichtentypen, die jeweils für einen Geschäftsprozess bestimmt sind. Im Folgenden sind einige der häufigsten Nachrichtenformate zu finden.

Nachrichtentypen für verschiedene Nachrichtenformate

(Schaubild Workflow: Preisanfrage -> Rechnung)

EDIFACT ODETTE VDA ANSI X.12 Geschäftsprozesse
ORDERS ORDERR VDA 4915 850 Bestellung
DELJIT CALDEL VDA 4916 866 Direktabruf
DELFOR DELINS VDA 4905 830 Lieferabruf
DELJIT DELINS (CALL-OF) VDA 4915 862 Feinabruf
DELJIT SYNCRO VDA 4916 866 JIT
IFTMIN TRINAD VDA 4920 858 Speditionsauftrag
DESADV AVIEXP VDA 4913 856 Lieferschein
INVOIC INVOIC VDA 4906 810 Rechnung
INVOIC CREDIT VDA 4908 ~ Gutschriften
REMADV REMADV VDA 4907 820 Zahlungsavis
INVRPT STOACT VDA 4913-EDL 846 Lagerbestandsberichte
RECADV STOACT VDA 4913-EDL 846 Wareneingangsmeldung
SLSRPT STOACT VDA 4913-EDL 846 Warenausgangsmeldung

EDI spielt momentan und in Zukunft eine große Rolle bei Digitalisierungsvorhaben für Unternehmen. Durch EDI wird im Allgemeinen die Kommunikation zu Geschäftspartnern oder im Unternehmen selbst extrem beschleunigt und vereinfacht.

Beispiel: Datenpfelge ohne EDI

Weshalb ist EDI heutzutage so wichtig für Unternehmen?

Wie in der obigen Grafik zusehen ist, entsteht alleine durch die Abwicklung der einzelnen Bestellvorgänge ein hoher Zeitaufwand. Bei einem gering geschätzten Bestellvolumen von 50 Bestellungen pro Monat würde man sich mittels EDI eine Menge Zeit ersparen. Geht man von einer Bearbeitungszeit von min. 10 Minuten pro Bestellung (im Durchschnitt) aus, würde das mind. einen Arbeitstag kosten.

10 Minuten x 50 = 500 Minuten = 8,3 h

Viele zusätzliche Faktoren sind dabei noch nicht einberechnet, siehe im Folgenden.

Weitere mögliche Fehlerquellen bei herkömmlicher Datenübertragung

  • fehlerhafte Informationsübermittlung am Telefon
  • fehlerhafte Informationsaufnahme im Zielsystem

Warum sind falsche Datenübermittlungen ein großes Problem

Durch falsche oder nicht umgesetzte Datenübermittlungen können sehr große Schäden entstehen, welche erhebliche Kosten in Folgeprozessen mit sich ziehen können.

Problem Ursache Wirkung
Zu wenig / gar nicht bestellt am Telefon falsch übermittelt & im Zielsystem falsch übernommen Produktion kann nicht produzieren Artikel sind nicht vorrätig für Verkauf
Zu viel bestellt am Telefon falsch übermittelt & im Zielsystem falsch übernommen Lager läuft voll &Erhöhte finanzielle Belastung durch Fehlbestellung

Problem: Wer weiß nun, wo der Fehler passiert ist und wo in Zukunft mehr geschult werden muss.

Schluss

Wie sollte ein idealer Prozess aussehen?

Vorteile von EDI

  • Weniger Fehlerpotenzial bei Informationsübertragung
  • Automatische Dokumentation (Nachweis bei Problemen)
  • Zeitersparnis (da keine Interaktion zwischen Menschen erfordert)
  • Kostenersparnis (Vergleich Kosten für Mitarbeiter <> Kosten für Nachrichtenaustausch)

Nachteile von EDI

  • EDI-Einrichtung & -Tests erforderlich
  • Optional: Einweisung für Mitarbeiter

Julian Kowatsch

EDI Sales & Consulting
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