Welche EDI-Dateiformate gibt es?

EDI-Dateiformat - Was ist das?

Warum hat es sich etabliert auf beispielsweise einer Rechnung nach der Anschrift links oben das Datum, die Kundennummer oder das Leistungsdatum rechts anzubringen? Damit man sich egal, von wem man eine Rechnung bekommt, schnell zurechtfindet. Durch die regelbasierte Platzierung von Informationen helfen wir unseren Geschäftspartnern Informationen besser lesen zu können.

Genau dieses Ziel, Informationen nach einem bestimmten Muster zu strukturieren, ist für Maschinen noch viel wichtiger als für uns Menschen. Sie können nur Daten fehlerfrei und effizient verarbeiten, wenn diese explizit an einer vordefinierten Position stehen. Die definierte Strukturierung und Verwendung einer definierten Notation ermöglicht erst, dass Maschinen bzw. Computer Informationen auslesen können.

Kurz: Was ist EDI?

EDI steht für “Electronic Data Interchange“, zu Deutsch: elektronischer Datenaustausch. Dabei geht es vor allem um den standardisierten Belegaustausch zwischen zwei Geschäftspartnern.

Basics | 19. November

Was ist EDI?

In diesem Artikel erfahren Sie, was EDI ist und welche Vorteile es für Unternehmen verschaft. Jetzt weiterlesen

Wie werden Nachrichten ausgetauscht?

Neben den klassischen Informationskanälen, wie z. B. Brief, Fax, Telefon etc., wird seit langer Zeit zur Informationsübertragung auf neue elektronische Kanäle gesetzt. Trotz dieses Trends hat sich die Automatisierung in den deutschen Unternehmen noch nicht ganz durchsetzen können.

Von den 2.600.925 Deutschen Unternehmen (Statista, 2018), stellen

• 153.454 UN (5,9%) ausschließlich Papierrechnungen;
• 2.065.130 (79,4%) die teils teils stellen;
• 382.335 UN (14,7%) die komplett elektronische Rechnungsstellung verwenden.

EDI-Nachrichten können auf verschiedene Wege elektronisch ausgetauscht werden. Hierzu wird heutzutage vor allem das Internet (HTTP) verwendet, wobei auch das relativ veraltete X.400 E-Mail-System ab und zu noch Anwendung findet. Bei der Datenübertragung über das Internet bieten sich vor allem folgende Kanäle an:

• E-Mail
• FTP / SFTP
• API
• AS2 / OFTP

Austauschformate allgemein

Belege, wie zum Beispiel Rechnungen, werden heutzutage in fast allen Fällen von Softwaresystemen erzeugt. Anschließend werden sie bei Geschäftspartnern wieder in deren Softwaresysteme übertragen. Da liegt es nahe, Beleginformationen so zu übermitteln, dass diese mit möglichst wenig bis gar keinen manuellen Aufwand im Zielsystem importiert werden können. Dadurch wird enorm viel Zeit eingespart. Diese Ersparnis fällt umso höher aus, je mehr Belege abgewickelt werden.

Welche Dateiformate gibt es allgemein?

Um Informationen in Dateien strukturieren zu können, wurden verschiedenste Dateiformate entwickelt. Folgende sind heutzutage sehr verbreitet:

XML

Die Extensible Markup Language (kurz: XML) ist eine der ältstesten hier aufgelisteten Dateiformat.

Strukturelemente: <, > und /

JSON

Entstammt der Programmiersprache “JavaScript” und steht für “JavaScript Object Notation“. Sie zeichnet sich vor allem durch ihre äußerst einfache und effiziente Verarbeitungsmöglichkeit aus.

Strukturelemente: {, } und ,

CSV

CSV (Comma-separated Values) ist die wahrscheinlich einfachste Form der hier aufgelisteten Dateiformate. Das Ziel dabei ist es, durch Kommata und Zeilenumbrüche eine Tabelle zu erzeugen, die die Struktur der Informationen festlegt.

Strukturelemente: , und Zeilenumbruch

Tabellenkalkulationsdateien im Format XLSX, XLS - weniger gängig ODS/OTS

Durch weitverbreitete Anwendungen wie Microsoft Excel haben sich Tabellenkalkulationsdateien in gängigen Formaten ebenso etabliert.

Strukturelemente: <, > und /

Individuelle Struktur mit Textfiles - TXT, Fix Record

In Textdateien lassen sich Informationen nach einem eigens definierten Muster strukturieren. Dies fand vor Allem in den Anfängen von EDI statt, um möglichst kleine Dateien verschicken zu können.

Strukturelemente: nicht definiert

Die 3 am häufigsten verwendeten EDI-Dateiformatstandards?

Speziell für den Bereich EDI wurden Standards geschaffen, um den Abstimmungsaufwand zwischen Geschäftspartnern reduzieren zu können. Im Folgenden werden die gängigsten EDI Datenaustauschformate beschrieben:

EDIFACT

Vor allem in Europa zählt dieses Standardformat im EDI-Bereich zu den am weit verbreitetsten Formaten. Dies liegt unter anderen daran, dass dieser Standard branchenunabhängig ist und dadurch eine hohe Verbreitung erfahren hat. EDIFACT steht dabei für Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. Der Standard wird von der UN-Einrichtung CEFACT verantwortet und von Zeit zu Zeit (max. halbjährlich) mit neuen Erweiterungen versehen. Wer mehr zum Standard EDIFACT erfahren möchte, findet in unserem Artikel ausführlichere Informationen.

Basics | 01. Februar

Was ist EDIFACT?

In diesem Artikel erhalten Sie wissenswerte Informationen rund um den Nachrichten-Standard EDIFACT. Jetzt weiterlesen

Aus dem EDIFACT-Datenaustauschformat sind viele branchenspezifische Subsets entstanden. Eine Liste der EDIFACT-Subsets sind in dem Artikel ebenfalls zu finden.

ANSI ASC X12

Der proprietäre Standard ANSI ASC X12, kurz X12, findet vor allem in Nordamerika Anwendung. Der Standard wird von der X12 Organisation verwaltet. Im Gegensatz zu EDIFACT werden für X12 Gebühren für eine Mitgliedschaft veranschlagt, wodurch im Gegenzug unter anderem Zugang zu Dokumentationsmaterial und Veranstaltungen zur Verfügung gestellt wird.

SAP IDoc

Ein Intermediate Document (kurz IDoc) ist ein eigens von SAP entwickelter Nachrichtenstandard zur Übertragung von Informationen zu SAP Anwendungen. Aufgrund des hohen Marktanteils der SAP im ERP-Bereich findet dieses EDI-Dateiformat eine hohe Verbreitung. Es lassen sich damit alle gängigen Nachrichtentypen abwickeln.

Basics | 30. November

Was genau ist IDoc?

In diesem Artikel erfahren Sie, was IDoc eigentlich ist und wofür es genau verwendet wird. Jetzt weiterlesen